Osobné údaje

podľa čl. 13 Nariadenia EP a Rady (EÚ) č. 2016/679 (ďalej ako „GDPR“) v spojení s § 19 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej ako „Informácie“)

Úvodné ustanovenia
 
a) pojem „prevádzkovateľ“ alebo zámeno „naše“ vrátane všetkých jeho príslušných gramatických tvarov uvedené v týchto informáciách sa považuje za odvolávku na pojem prevádzkovateľ podľa bodu 1.1 týchto Informácií; 
b) pojem „dotknutá osoba“ alebo zámeno „vaše“ vrátane všetkých jeho príslušných gramatických tvarov uvedené v týchto Informáciách sa považuje za odvolávku na pojem dotknutá osoba (najmä zamestnanec, člen štatutárneho orgánu alebo poverená osoba obchodného partnera, alebo obchodný partner ako fyzická osoba); 
c) pojmy „dotknutá osoba“, „sprostredkovateľ“, „príjemca“ a „spracúvanie“ majú pre účely tohto dokumentu významy, ktoré týmto pojmom prikladá oficiálne slovenské znenie GDPR. 
 
1.1. Totožnosť a kontaktné údaje prevádzkovateľa: 

NEOGRAFIA, a.s., so sídlom Sučianska 39A, Martin - Priekopa 038 61, IČO: 31 597 912 zápis v OR Okresného súdu Žilina, Oddiel: Sa, Vložka č.: 181/L (ďalej aj ako „zamestnávateľ“ alebo „prevádzkovateľ“);
 
1.2. Totožnosť a kontaktné údaje zástupcu prevádzkovateľa: 
neaplikuje sa;
 
1.3. Kontaktné údaje zodpovednej osoby: 
neaplikuje sa;
1.4. Kategórie dotknutých osobných údajov: 

1.4.1. identifikačné údaje, ktorými sa rozumejú najmä meno, priezvisko, titul, číslo občianskeho preukazu, trvalé bydlisko (miesto podnikania), pracovná pozícia, podpis, EČV vozidla, prípadne aj ďalšie osobné údaje uvedené v objednávke, zmluve, dodacom liste, faktúre, ako aj súvisiacich účtovných dokladoch;
1.4.2. kontaktné údaje, ktorými sa rozumejú najmä kontaktná adresa, telefónne číslo a e-mailová adresa;
1.4.3. údaje súvisiace s uskutočňovaním platieb, ktorými sa rozumejú najmä číslo bankového účtu; 

1.5. Účely spracúvania osobných údajov: 
1.5.1. spracúvanie je nevyhnutné na uzavretie a plnenie zmluvy (ďalej ako „zmluva“) uzavretej medzi prevádzkovateľom ako dodávateľom tovarov a služieb a dotknutou osobou ako objednávateľom, a to najmä:

1.5.1.1. vyúčtovanie zmluvných nárokov a plnenie platobných povinností;
1.5.1.2. pre potreby uskutočnenia platby;
1.5.1.3. v súvislosti so zaistením a reklamáciou objednaných tovarov a služieb;
1.5.1.4. v súvislosti s Vašimi ďalšími požiadavkami, s ktorými sa na nás obrátite; 

1.5.2. spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonných povinností prevádzkovateľa (napr. účtovníctvo a pod.), ktoré prevádzkovateľovi vyplývajú najmä (ale nielen) z nasledovných právnych predpisov: 
1.5.2.1. zákon č. 513/1991 Z.z. Obchodný zákonník;
1.5.2.2. zákon č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov;
1.5.2.3. zákon č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty;
1.5.2.4. zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve;
1.5.2.5. zákon č. 124/2006 Z.z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci;
1.5.2.6. zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach; 

1.5.3.spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa, a to za účelom: 
1.5.3.1. ochrany našich právnych nárokov (inak povedané, aby sme mohli v súdnom, mimosúdnom alebo vykonávacom konaní obhajovať vlastné právne nároky), kde je naším oprávneným záujmom zabránenie vzniku škôd;
1.5.3.2. kontrola riadneho plnenia zmluvy (napr. kontrola riadneho poskytovania  služieb, kontrola riadneho dodania tovarov);
1.5.3.3. zaistenia bezpečnosti a ochrany majetku, kde je naším oprávneným záujmom zabezpečenie fyzickej a IT bezpečnosti a tiež ochrana nášho majetku; na tento účel môžeme vykonávať monitoring niektorých priestorov na pracovisku a využívania elektronických zariadení, informačných systémov a IT infraštruktúry;
1.5.3.4. hodnotenie platobnej schopnosti obchodných partnerov;
1.5.3.5. základné kontaktovanie obchodných partnerov;
1.5.3.6. ponúkanie produktov a služieb prevádzkovateľa;
1.5.3.7. podpora podnikateľských aktivít a marketingu, marketingové prieskumy, prieskumy spokojnosti obchodných partnerov, zasielanie informácií o novinkách, týkajúcich sa činnosti prevádzkovateľa  a ním poskytovaných služieb. 

1.6. Právny základ spracúvania osobných údajov: 
1.6.1. čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy uzavretej medzi prevádzkovateľom a dotknutou osobou podľa bodu 1.5.1 týchto Informácií;
1.6.2. čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinností, ktorá  prevádzkovateľovi vyplýva z príslušných právnych predpisov;
1.6.3. čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa podľa bodu 1.5.3 týchto Informácií; 

1.7. Príjemcovia alebo kategórie príjemcov osobných údajov: 
Prevádzkovateľ poskytuje Vaše osobné údaje najmä nasledovným príjemcom/ kategóriám príjemcov:
 
1.7.1. spracovateľ registratúry, spracovanie a skladovanie písomností prevádzkovateľa;
1.7.2. poskytovateľ účtovných služieb, účtovného a daňového poradenstva, auditných služieb;
1.7.3. prevádzkovateľ kamerového systému (interný/externý), systému monitorovania vstupu do priestorov prevádzkovateľa;
1.7.4. poskytovateľ právnych služieb;
1.7.5. poskytovatelia poistných služieb;
1.7.6. poskytovatelia informačných systémov a technickej infraštruktúry v prípade, keď spravujú interné systémy pre správu osobných údajov;
1.7.7. poskytovateľ prekladateľských služieb;
1.7.8. poskytovateľ kuriérskych služieb;
1.7.9. akcionári prevádzkovateľa;
1.7.10. členovia štatutárneho orgánu a dozornej rady prevádzkovateľa;
1.7.11. osoby, ktoré realizujú predaj tovaru a poskytovanie služieb v mene a na účet prevádzkovateľa

1.8. Informácia o tom, že prevádzkovateľ zamýšľa preniesť osobné údaje do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie: 
neaplikuje sa.
 
1.8.1. Informácia o existencii/neexistencii rozhodnutia Komisie o primeranosti: 
neaplikuje sa;
 
1.8.2. Odkaz na primerané alebo vhodné záruky (vrátane uvedenia spôsobu, na základe ktorého je možné dospieť ku ich kópii alebo kde sú dostupné/zverejnené): 
neaplikuje sa;
 
1.9. Doba uchovávania osobných údajov (kritéria na jej určenie): 
Prevádzkovateľ je oprávnený uchovávať osobné údaje po nasledovnú dobu:
 
Prosím berte na vedomie, že všetky relevantné a príslušné doby uchovávania Vašich osobných údajov sú identifikované v rámci nášho Registratúrneho poriadku, ktorý je predovšetkým s ohľadom na meniaci sa legislatívu pravidelne aktualizovaný. Ďalej uvádzame len demonštratívny výpočet možných dôb uchovávania Vašich osobných údajov našou spoločnosťou:
 
1.9.1. po dobu trvania zmluvného vzťahu s dotknutou osobou;
1.9.2. po dobu nevyhnutnú na realizáciu práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu s dotknutou osobou;
1.9.3. po dobu plynutia premlčacích alebo prekluzívnych lehôt vo vzťahu k nárokom vyplývajúcich alebo súvisiacich so zmluvným vzťahom s dotknutou osobou;
1.9.4. po dobu trvania súdneho, správneho alebo iného konania v nevyhnutnom rozsahu po celú dobu trvania takýchto konaní a zostávajúcu časť premlčacej alebo prekluzívnej lehoty po ich skončení;
1.9.5. na účely podľa bodu 1.5.2. týchto Informácií po dobu vyplývajúcu z príslušného právneho predpisu; 

1.10. Identifikácia práv dotknutej osoby: 
1.10.1.  právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov dotknutej osoby, najmä namietať proti spracúvaniu podľa bodu 1.5.3 týchto Informácií; Vaše osobné údaje v takomto prípade nebudeme pre daný účel ďalej spracovávať, ak nebudeme mať nevyhnutné oprávnené dôvody pre to, aby sme v takomto spracúvaní pokračovali; 
1.10.2. právo na prístup k osobným údajom týkajúcim sa dotknutej osoby;
1.10.3. právo na opravu osobných údajov dotknutej osoby;
1.10.4. právo na vymazanie osobných údajov dotknutej osoby;
1.10.5. právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov dotknutej osoby;
1.10.6. právo na prenosnosť osobných údajov dotknutej osoby;
1.10.7. právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov, Slovenská republika; 

1.11. Existencia práva dotknutej osoby kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov 
neaplikuje sa;
 
Na spracovanie Vašich osobných údajov na účely uvedené v tejto Informácii od Vás nepotrebujeme súhlas, nakoľko sme identifikovali iné právne základy spracovania Vašich osobných údajov. V prípade, pokiaľ by ste nám kedykoľvek v budúcnosti súhlas so spracovaním Vašich osobných údajov na konkrétne uvedený účel/ účely udelili, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať, a to zaslaním e-mailu na e-mailovú adresu odvolanie.suhlasu@neografia.sk s uvedením, pre ktoré  osobné údaje odvoláva súhlas s ich spracovaním;
 
1.12. Informácia o tom, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy (vrátane informácie, či je dotknutá osoba povinná na poskytnutie osobných údajov a možných následkov ich neposkytnutia): 
1.12.1. v prípade spracúvania osobných údajov na účel podľa bodu 1.5.1 týchto Informácií je poskytnutie osobných údajov a ich spracúvanie prevádzkovateľom nevyhnutné na plnenie zmluvy (v prípade, pokiaľ by dotknutá osoba osobné údaje neposkytla, prevádzkovateľ by nebol schopný plniť zmluvu;
1.12.2. v prípade spracúvania osobných údajov na účel podľa bodu 1.5.2 týchto Informácií je spracúvanie osobných údajov o dotknutej osobe prevádzkovateľom nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa vyplývajúcej zo všeobecne záväzných právnych predpisov;
1.12.3. v prípade spracúvania osobných údajov na účel podľa bodu 1.5.3 týchto Informácií dotknutá osoba nie je povinná na poskytnutie osobných údajov a je oprávnená namietať proti spracúvaniu jej osobných údajov (v prípade, pokiaľ využijete svoje právo namietať voči spracúvaniu Vašich osobných údajov podľa bodu 1.5.3 týchto Informácií, Vaše osobné údaje v takomto prípade nebudeme ďalej spracovávať, ak nebudeme mať nevyhnutné oprávnené dôvody pre to, aby sme v takomto spracúvaní pokračovali); 

1.13. Z akých zdrojov osobné údaje získavame? 

Najviac osobných údajov získame priamo od vás tým, že nám ich poskytnete na účely uzavretia zmluvy a alebo pri ohlásení akejkoľvek zmeny, resp. v rámci vašej objednávky, dodacieho listu alebo ďalších súvisiacich dokladov spojených s realizáciou obchodného prípadu;
 
1.14. Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania (vrátane informácií o použitom postupe, ako aj význame a predpokladaných dôsledkoch takéhoto spracúvania pre dotknutú osobu): 
neaplikuje sa

Informácie poskytnuté pri získavaní osobných údajov od dotknutej osoby – pri monitorovaní v priestoroch Prevádzkovateľa
Úvodné ustanovenia

a) pojem „prevádzkovateľ“ alebo zámeno „naše“ vrátane všetkých jeho príslušných gramatických tvarov uvedené v týchto Informáciách sa považuje za odvolávku na pojem prevádzkovateľ podľa bodu 1.1 týchto Informácií;
b) pojem „dotknutá osoba“ alebo zámeno „vaše“ vrátane všetkých jeho príslušných gramatických tvarov uvedené v týchto Informáciách sa považuje za odvolávku na pojem dotknutá osoba (najmä zamestnanec, člen štatutárneho orgánu, akcionár fyzická osoba, člen dozornej rady, iné fyzické osoby ako sú zamestnanci, členovia štatutárneho orgánu, akcionári alebo členovia dozornej rady prevádzkovateľa, ktorí vstúpili do priestorov prevádzkovateľa);
c) pojmy „dotknutá osoba“, „sprostredkovateľ“, „príjemca“ a „spracúvanie“ majú pre účely tohto dokumentu významy, ktoré týmto pojmom prikladá oficiálne slovenské znenie GDPR.  

1.1. Totožnosť a kontaktné údaje prevádzkovateľa:  
NEOGRAFIA, a.s., so sídlom Sučianska 39A, Martin - Priekopa 038 61, IČO: 31 597 912 zápis v OR Okresného súdu Žilina, Oddiel: Sa, Vložka č.: 181/L (ďalej aj ako „zamestnávateľ“ alebo „prevádzkovateľ“);

1.2. Totožnosť a kontaktné údaje zástupcu prevádzkovateľa:  
neaplikuje sa;
1.3. Kontaktné údaje zodpovednej osoby:  
neaplikuje sa;
1.4. Kategórie dotknutých osobných údajov:  
1.4.1. identifikačné údaje, ktorými sa rozumejú najmä meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, miesto a štát narodenia, adresa trvalého pobytu, štátna príslušnosť, číslo a koniec platnosti dokladu totožnosti, pohlavie, zamestnanecké číslo, fotografie, audiovizuálny záznam, podpis, v prípade fyzických osôb iných ako sú zamestnanci, členovia štatutárneho orgánu, akcionári alebo členovia dozornej rady prevádzkovateľa aj meno a priezvisko navštívenej osoby u prevádzkovateľa;
1.4.2. údaje súvisiace s výkonom práce, ktorými sa rozumejú vaša dochádzka a prítomnosť v práci, čerpanie dovolenky a náhradného voľna, údaje o plnení vašich pracovných povinností a ich následné vyhodnotenie;
1.4.3. bezpečnostné a systémové informácie, ktorými sa rozumejú najmä vaše systémové prihlasovacie údaje, číslo prístupovej karty, identifikácia vzdialeného pripojenia, informácie o prístupe k aplikáciám a systémom;
1.4.4. informácie o vašom zdravotnom stave  v súvislosti s vyhotovovaním audiovizuálneho záznamu možnosť získania informácie o pracovných úrazoch, telesnom postihnutí a pod;  

1.5. Účely spracúvania osobných údajov:  
1.5.1. spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonných povinností prevádzkovateľa ako zamestnávateľa voči zamestnancom (stravovanie, dochádzka a pod), ktoré vyplývajú najmä (ale nielen) z nasledovných právnych predpisov:  
1.5.1.1. zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce;  

1.5.2. spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa, a to za účelom:  

1.5.2.1. zaistenia bezpečnosti a ochrany majetku, kde je naším oprávneným záujmom zabezpečenie fyzickej a IT bezpečnosti a tiež ochrana nášho majetku; na tento účel môžeme vykonávať monitoring niektorých priestorov na pracovisku a využívania elektronických zariadení, informačných systémov a IT infraštruktúry;

1.5.2.2. ochrany našich právnych nárokov (inak povedané, aby sme mohli v súdnom, mimosúdnom alebo vykonávacom konaní obhajovať vlastné právne nároky), kde je naším oprávneným záujmom zabránenie vzniku škôd;

1.5.2.3. kontroly dodržiavania pracovnej disciplíny zamestnancami prevádzkovateľa, kontrola dodržiavania bezpečnostných a technických predpisov zamestnancami  najmä na úseku výroby prevádzkovateľa;  

1.6. Právny základ spracúvania osobných údajov:  

1.6.1. čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinností, ktorá  prevádzkovateľovi vyplýva z príslušných právnych predpisov;

1.6.2. čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa podľa bodu 1.5.2 týchto Informácií;  

1.7. Príjemcovia alebo kategórie príjemcov osobných údajov:  
Prevádzkovateľ poskytuje Vaše osobné údaje najmä nasledovným príjemcom/ kategóriám príjemcov:

1.7.1. spracovateľ personálnej a mzdovej agendy, registratúry, spracovanie a skladovanie písomností prevádzkovateľa;
1.7.2. prevádzkovateľ dochádzkového a stravovacieho systému u prevádzkovateľa;
1.7.3. poskytovateľ účtovných služieb, účtovného a daňového poradenstva, auditných služieb;
1.7.4. prevádzkovateľ kamerového systému (interný/externý), systému monitorovania vstupu do priestorov prevádzkovateľa;
1.7.5. poskytovateľ právnych služieb;
1.7.6. poskytovatelia poistných služieb;
1.7.7. poskytovatelia informačných systémov a technickej infraštruktúry v prípade, keď spravujú interné systémy pre správu osobných údajov;
1.7.8. akcionári prevádzkovateľa;
1.7.9. členovia štatutárneho orgánu a dozornej rady prevádzkovateľa; 

1.8. Informácia o tom, že prevádzkovateľ zamýšľa preniesť osobné údaje do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie:  
neaplikuje sa.
1.8.1. Informácia o existencii/neexistencii rozhodnutia Komisie o primeranosti:  
neaplikuje sa;
1.8.2. Odkaz na primerané alebo vhodné záruky (vrátane uvedenia spôsobu, na základe ktorého je možné dospieť ku ich kópii alebo kde sú dostupné/zverejnené):  
neaplikuje sa;
1.9. Doba uchovávania osobných údajov (kritéria na jej určenie):  
Prevádzkovateľ je oprávnený uchovávať osobné údaje po nasledovnú dobu:

1.9.1. po dobu trvania zmluvného vzťahu s dotknutou osobou;
1.9.2. po dobu nevyhnutnú na realizáciu práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu s dotknutou osobou;
1.9.3. po dobu plynutia premlčacích alebo prekluzívnych lehôt vo vzťahu k nárokom vyplývajúcich alebo súvisiacich so zmluvným vzťahom s dotknutou osobou;
1.9.4. po dobu trvania súdneho, správneho alebo iného konania v nevyhnutnom rozsahu po celú dobu trvania takýchto konaní a zostávajúcu časť premlčacej alebo prekluzívnej lehoty po ich skončení;
1.9.5. na účely podľa bodu 1.5.1. týchto Informácií po dobu vyplývajúcu z príslušného právneho predpisu;
1.9.6. v prípade fyzických osôb iných ako sú zamestnanci, členovia štatutárneho orgánu, akcionári  alebo členovia dozornej rady prevádzkovateľa, po dobu 15 dní odo dňa ich získania, príp. po dlhšiu dobu na základe rozhodnutia orgánu činného v trestnom konaní alebo súdu;  

1.10. Identifikácia práv dotknutej osoby:  

1. právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov dotknutej osoby, najmä namietať proti spracúvaniu podľa bodu 1.5.2 týchto Informácií; Vaše osobné údaje v takomto prípade nebudeme pre daný účel ďalej spracovávať, ak nebudeme mať nevyhnutné oprávnené dôvody pre to, aby sme v takomto spracúvaní pokračovali;

 

1. právo na prístup k osobným údajom týkajúcim sa dotknutej osoby;
2. právo na opravu osobných údajov dotknutej osoby;
3. právo na vymazanie osobných údajov dotknutej osoby;
4. právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov dotknutej osoby;
5. právo na prenosnosť osobných údajov dotknutej osoby;
6. právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov, Slovenská republika;

 

1. Existencia práva dotknutej osoby kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov

 
neaplikuje sa;
 
Na spracovanie Vašich osobných údajov na účely uvedené v tejto Informácii od Vás nepotrebujeme súhlas, nakoľko sme identifikovali iné právne základy spracovania Vašich osobných údajov. V prípade, pokiaľ by ste nám kedykoľvek v budúcnosti súhlas so spracovaním Vašich osobných údajov na konkrétne uvedený účel/ účely udelili, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať, a to zaslaním e-mailu na e-mailovú adresu odvolanie.suhlasu@neografia.sk,  s uvedením, pre ktoré  osobné údaje odvoláva súhlas s ich spracovaním;

1. Informácia o tom, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy (vrátane informácie, či je dotknutá osoba povinná na poskytnutie osobných údajov a možných následkov ich neposkytnutia):

 

1. v prípade spracúvania osobných údajov na účel podľa bodu 1.5.1 týchto Informácií je spracúvanie osobných údajov o dotknutej osobe prevádzkovateľom nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa vyplývajúcej zo všeobecne záväzných právnych predpisov;
2. v prípade spracúvania osobných údajov na účel podľa bodu 1.5.2 týchto Informácií dotknutá osoba nie je povinná na poskytnutie osobných údajov a je oprávnená namietať proti spracúvaniu jej osobných údajov (v prípade, pokiaľ využijete svoje právo namietať voči spracúvaniu Vašich osobných údajov podľa bodu 1.5.2 týchto Informácií, Vaše osobné údaje v takomto prípade nebudeme ďalej spracovávať, ak nebudeme mať nevyhnutné oprávnené dôvody pre to, aby sme v takomto spracúvaní pokračovali), v dôsledku čoho však v individuálnych prípadoch takejto osobe nemusí byť umožnený vstup do priestorov prevádzkovateľa, ktoré sú v súlade s účelom podľa bodu 1.5.2 týchto Informácií monitorované;

 

1. Z akých zdrojov osobné údaje získavame?

 
Osobné údaje získame priamo od vás tým, že sú zaznamenávané v rámci vyhotovovaných audiovizuálnych záznamov alebo vstupov do priestorov prevádzkovateľa, ďalej tiež že sú zaznamenané v rámci vašej dochádzky v dochádzkovom  systéme, a v prípade stravovania v systéme stravovania;
 

1. Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania (vrátane informácií o použitom postupe, ako aj význame a predpokladaných dôsledkoch takéhoto spracúvania pre dotknutú osobu):

 
neaplikuje sa.